Контактная информация
Доступна после размещения резюме
это займет не более 5 минут
Вакансия обновлена 16 июня
Вакансия № 31064110

Офис-менеджер / Помощник руководителя / Секретарь

AltynEx Company Алматы
по договоренности, опыт работы от 3 лет, высшее образование
Должностные обязанности:
Обеспечивает жизнедеятельность офиса в городе Алматы:
Работа в приемной, принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
Организовывает проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.
осуществляет контроль за материально-техническим обеспечением рабочих мест работников;
обеспечивает жизнедеятельность офиса;
- заказ канцелярии и распределение между работниками;
- заказ воды по мере необходимости;
- готовит заявки и технические задание для закупа работ услуг.
- контроль над работой обслуживающей компании по уборке офисных помещений;
2) организация делопроизводства:
- работа с входящей корреспонденцией: приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение;
- работа с приказами, служебными записками: подготовка проекта, оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников Общества, регистрация, учёт, хранение, формирование дел;
- отправляет электронные копии документа по адресам электронной почты руководству и работникам Общества;
- организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам;
- ежедневно ведет контроль за сроками исполнения документов;
- осуществляет контроль оформления (полнота визирования, наличие и комплексность приложений) исходящих документов, готовых к отправке адресатам;
- придерживается правил оформления дел по документообороту и сроков подготовки документов;
- готовит документы по делопроизводству по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в ведомственный архив;
- соблюдает правила делового общения, нормы служебного этикета.
3) организация встречи посетителей и гостей Общества.
4) заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц и отелей.
5) осуществляет контроль над дисциплиной работников офиса, в случае отсутствия на рабочем месте, выясняет причины отсутствия и доводит до сведения непосредственного руководителя работника и начальника отдела по управлению персоналом. Подготавливает ежемесячный отчет о дисциплине работников офиса.
6) ежемесячно сдает табель рабочего времени работников офиса в отдел по управлению персоналом.
7) принимает активное участие в подготовке корпоративных мероприятий, семинаров, конференций и т.д.
8) поддерживает корпоративный имидж Общества.
Требования:
Высшее образование;
Опыт работы в должности офис-менеджера не менее 3 лет;
Знание делопроизводства;
Грамотная письменная и устная речь;
Знание казахского языка обязательно;
Опрятный внешний вид;
Высокий уровень ответственности, проактивность, отличные навыки коммуникаций.
Казахский язык cвободное владение
Условия:
Пятидневная рабочая неделя;
Оплата сотовой связи;
Оплачиваемые обеды;
Испытательный срок 3 месяца;
Медицинское страхование после окончания испытательного срока.
Полный рабочий день
на территории работодателя
Поделиться вакансией в социальных сетях:
Похожие вакансии:
Менеджер IT-проектов Глобал Жарнама, по договоренности