Обновлено 16 июня№ 31064110
Вакансия в архиве
№ 31064110
16 июля
Этой вакансией интересовались сегодня 6 человек
Работа в Алматы / Вакансии / Секретариат, ресепшн, офис-менеджмент / Руководитель проекта

Офис-менеджер / Помощник руководителя / Секретарь

Алматы
По договорённости, опыт работы от 3 лет, полная занятость
Посмотреть описание вакансии

Обязанности:

Обеспечивает жизнедеятельность офиса в городе Алматы: Работа в приемной, принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Организовывает проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний. осуществляет контроль за материально-техническим обеспечением рабочих мест работников; обеспечивает жизнедеятельность офиса; - заказ канцелярии и распределение между работниками; - заказ воды по мере необходимости; - готовит заявки и технические задание для закупа работ услуг. - контроль над работой обслуживающей компании по уборке офисных помещений; 2) организация делопроизводства: - работа с входящей корреспонденцией: приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение; - работа с приказами, служебными записками: подготовка проекта, оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников Общества, регистрация, учёт, хранение, формирование дел; - отправляет электронные копии документа по адресам электронной почты руководству и работникам Общества; - организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам; - ежедневно ведет контроль за сроками исполнения документов; - осуществляет контроль оформления (полнота визирования, наличие и комплексность приложений) исходящих документов, готовых к отправке адресатам; - придерживается правил оформления дел по документообороту и сроков подготовки документов; - готовит документы по делопроизводству по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в ведомственный архив; - соблюдает правила делового общения, нормы служебного этикета. 3) организация встречи посетителей и гостей Общества. 4) заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц и отелей. 5) осуществляет контроль над дисциплиной работников офиса, в случае отсутствия на рабочем месте, выясняет причины отсутствия и доводит до сведения непосредственного руководителя работника и начальника отдела по управлению персоналом. Подготавливает ежемесячный отчет о дисциплине работников офиса. 6) ежемесячно сдает табель рабочего времени работников офиса в отдел по управлению персоналом. 7) принимает активное участие в подготовке корпоративных мероприятий, семинаров, конференций и т.д. 8) поддерживает корпоративный имидж Общества.

Требования:

Высшее образование; Опыт работы в должности офис-менеджера не менее 3 лет; Знание делопроизводства; Грамотная письменная и устная речь; Знание казахского языка обязательно; Опрятный внешний вид; Высокий уровень ответственности, проактивность, отличные навыки коммуникаций.
  • • Высшее образование
  • • Казахский язык (cвободное владение)

Условия:

Пятидневная рабочая неделя; Оплата сотовой связи; Оплачиваемые обеды; Испытательный срок 3 месяца; Медицинское страхование после окончания испытательного срока.

Вакансия в архиве
№ 31064110
16 июля
Этой вакансией интересовались сегодня 6 человек

похожие вакансии

компания

AltynEx Company

Клиент SuperJob с 2018 года
Более 1 сотрудника
3 вакансии