46266295Обновлено 9 августа 2019Был(а) больше месяца назад


Работа в Алматы / Резюме / Административная работа, секретариат, АХО / Администратор офиса
42 года (родилась 20 января 1978), высшее образование
Алматы, готова к переезду: Астана / Нур-Султан
Гражданство: Казахстан
no-avatar
Имя, телефон и почта будут доступны вам после авторизации
Показать контакты

Административный менеджер, Администратор офиса, Тревел-координатор

Полная занятость, готова к командировкам
По договорённости

Опыт работы 17 лет

    • Июнь 2019 – работает сейчас
    • 1 год и 5 месяцев

    Администратор офиса с функциями отдела кадров (HR)

    ТОО “MGM-STAN”, Алматы
    Медицинский центр

    Обязанности:

    • Обеспечивание документооборота компании: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, архивирование документов. • По поручению генерального директора готовит проекты писем, запросов и других документов, касающихся деятельности компании. • Закуп канцтоваров, расходных материалов (мед. халаты, лекарство, хозтовары, продукты питания) и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса. • Организация их приемку, учет, хранение и выдачу. • Осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания. • Обеспечивать своевременный заказ на снабжение офиса, осуществлять хранение офисных принадлежностей, размещать заказы на все виды офисных принадлежностей; выдавать, контролировать и отслеживать выдачу офисных принадлежностей. • Проверять счета от поставщиков офисных принадлежностей и передавать в бухгалтерию для оплаты. • Вести учет и реестр всех договоров. • Выполнять прочие административные задания руководителя • Контролировать документооборот, получать, регистрировать, подшивать и перенаправлять входящую и исходящую корреспонденцию. • Обрабатывать табеля учета рабочего времени и своевременно предоставлять в бухгалтерию • оформление приема, увольнения, предоставления отпусков и выпуск приказов • формирование и ведение личных дел сотрудников; • ведение и хранение трудовых книжек; • Выдавать справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников для представления в другие учреждения.
    • Март 2019 – июнь 2019
    • 4 месяца

    Главный специалист по организации поездок и мобилизации местных и иностранного персонала

    ТОО «Болашак-Атырау», офис на м-р Тенгиз

    Обязанности:

    • Организация общего процесса мобилизации/демобилизации иностранных и местных сотрудников на м-р Тенгиз • заявка на внесение персональных и контактных данных в систему ТШО (White Page, CAI) и контроль данного процесса • Организация самолета и поезда между пунктами Тенгиз-Атырау для иностранных и местных сотрудников (Dash 8 flight, TCO Train) • Организация проживания на м-р Тенгизе для местных сотрудников при мобилизации • Организация проживания на м-р Тенгизе и в городе Атырау для иностранных сотрудников • Работа с Контрактным отделом при мобилизации и при демобилизации иностранных и местных сотрудников • Своевременное принятие мер по отмене транспорта (Dash 8 flight, TCO Train), проживание, пере-бронирование во избежание дополнительных расходов и штрафов. • Своевременное информирование сотрудников об изменение расписание самолета и поезда • Подготовка отчетности по проделанной работе • Сбор, оформление, хранение текущей документации по поездкам, предоставление ее по требованию финансового отдела и/или руководства. • Ведение базы данных заказчиков. .
    • Ноябрь 2017 – март 2019
    • 1 год и 5 месяцев

    Старший Администратор в отделе Travel, Visa and Immigration control

    ТОО «Болашак-Атырау»

    Обязанности:

    • Администрирование общего процесса мобилизаций/демобилизаций иностранных и местных сотрудников компании. • Организация поездок для иностранных местных сотрудников, включая бронирование, выписку и доставку билетов, бронирование отелей. • Подбор наиболее оптимальных маршрутов и цен для обеспечения условий проезда и проживания • Предоставление своевременного уведомления Контрактному отделу и клиентам о задержке заезда работника в Казахстан или любых других изменениях • Своевременное принятие мер по отмене билетов, гостиницы, перебронированию и пр. во избежание дополнительных расходов и штрафов. • Проверка и контроль работы администраторов и ассистентов по оформлению виз. • Проверка писем приглашений для получения виз • Контроль сроков истечения паспортов сотрудников, своевременное уведомление. • Координирование процесса получение визы сотрудником в посольстве, номеров писем приглашений, обеспечение сотрудника полным пакетом документов для получения визы. • Отслеживание и контроль оформления регистраций паспортов сотрудников • Проверка счетов за оформление виз, гостиниц, билетов и др. • Подготовка отчетности по проделанной работе • Сбор, оформление, хранение текущей документации по поездкам, предоставление ее по требованию финансового отдела и/или руководства. • Ведение базы данных заказчиков.
    • Декабрь 2016 – ноябрь 2017
    • 1 год

    Ассистент Директора отдела кадров

    ТОО «Консорциум ”ISKER”»

    Обязанности:

    • Заполнить и контролировать график перевахтовки иностранных работников • Вести переписку с иностранными сотрудниками в связи с изменениями их вахты • Работать тесно с отделом по организаций поездок и визы • Проверка приказов (согласно трудовому кодексу) и предоставить на подпись директору • Организовать мобильные связи (телефон, сим карты) для новых сотрудников • Обеспечение жизнедеятельности офиса (канц. товары, орг. техника) • Приглашать кандидатов на собеседование. • Внести вакансий на сайтах, в социальных сетей • Выполняет другие поручения директора и менеджера по подбору персонала • Организация корпоративных мероприятий в офисе
    • Сентябрь 2011 – сентябрь 2015
    • 4 года и 1 месяц

    Тревел-координатор/ Администратор офиса

    ТОО Экстерран Казахстан, Алматы
    Оборудование и станки для добывающей, энергетической, нефтегазовой и химической отрасли (монтаж, сервис, ремонт)

    Обязанности:

    • Заказ авиабилетов для сотрудников и контроль выписки и доставки • Бронирование гостиниц и автотранспорта • Бронирование VIP – обслуживания • Координация расписаний самолётов • Координация транспорта и перевахтовки на месторождениях • Организация писем приглашений и визы для визитёров и сотрудников • Проверка счетов-фактур от поставщиков и внесение в систему 1С • Подготовка отчетов о перелетах сотрудников • Консультирование сотрудников о заполнении формы авторизации путешествий и помочь найти эффективные маршруты путешествий • Работа по поиску потерянного багажа • Проверка авансовых отчетов сотрудников • Обработка табелей сотрудников • Работа в системе ZUP и выпуск приказов в командировку • Также заменяла администратора офиса в связи с сокращением и обязанности: 1. отвечала на телефонные звонки, фиксировала и передавала служебную информацию генеральному директору и сотрудникам компании. 2. обеспечивала документооборот компании: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, архивирование документов. 3. организовала обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса. 4. осуществляла контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывала специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.
    • Май 2007 – сентябрь 2011
    • 4 года и 5 месяцев

    Старший координатор по организации поездок

    Бейкер Хьюз Сервисез Интернешнл Инк., Атырау
    Добыча нефти

    Обязанности:

    • Бронирование и заказ авиабилетов для сотрудников • Бронирование гостиниц и автотранспорта • Бронирование VIP - обслуживания • Координация расписаний самолётов • Составление и координация расписании водителей офиса • Проводить собрание с водителями, с другими координаторами по организации поездок и администраторами отделов • Проверка счетов-фактур от агентства • Подготовка отчетов о перелетах сотрудников • Консультирование сотрудников о заполнении формы авторизации путешествий и поможет найти эффективные маршруты путешествий • Работа по поиску потерянного багажа • Координирование работы Координаторов по организации поездок, Администраторов по визовым вопросам.
    • Ноябрь 2003 – май 2007
    • 3 года и 7 месяцев

    Координатор по организации перевахтовок

    2003-2007 КОО ПФД Интернэшнл м/р Тенгиз

    Обязанности:

    • Заказ авиабилетов для иностранных сотрудников • Бронирование гостиниц и автотранспорта • Работа по поиску потерянного багажа • Подготовка отчетов о перелетах сотрудников • Координирование работы клерков по организации перевахтовок
    • Сентябрь 2002 – ноябрь 2003
    • 1 год и 3 месяца

    Агент по бронированию и продаже авиабилетов

    2002-2003 ТОО Отрар Трэвел

    Обязанности:

    • Бронирование и выписка авиабилетов • Бронирование гостиниц • Работа с компаниями и организациями по оформлению авиабилетов на корпоративной основе

Знания и навыки

Профессиональные навыки:

Организация деловых поездок, Визовая поддержка, Бронирование билетов, 1С: Предприятие 8, Администрирование, Административная поддержка руководителя, Деловая переписка, Работа с поставщиками, Обеспечение жизнедеятельности офиса, MS Outlook, Закупка товаров и услуг

Дополнительные сведения:

Коммуникабельная, ответственная, организованная, умение работать в команде.

Иностранные языки

  • Английский язык — cвободное владение
  • Казахский язык — cвободное владение
  • Русский язык — cвободное владение